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整个设计过程包括分头设计、审核、图号的统一编制和回填、图纸文件的统一命名、从各自的计算机到服务器的转存、图档编目、授权、图档修改、更新图纸目录表、工作量的统计，以及图档的打印输出。下图是使用本系统后，项目设计工作流程图。
在分头设计阶段，图纸可以分别存放在设计人员各自的计算机中，审核阶段以后则应当集中存放在网络服务器中，统一管理，以便实现共享和重用。图纸文件和其他设计文件合称图档文件。图档文件按项目存放和管理。在图档集中存入服务器后，由项目负责人或系统管理员根据项目分工为相关人员授不同的访问权，以后的各个阶段里，这种对项目图档的访问权限既保证了协同工作的秩序和图档的安全，又为大家共享项目图档提供了充分的支持，从而使整个设计过程有条不紊。
一方面，系统提供当前项目图档的充分安全的共享机制，每一个人都可以看到其他同事的图纸，交流十分直观；另一方面，设计人员之间可以通过内部电子邮件进行交流，邮件可以发给个人、也可以同时发给一个群组，群组可以自由设立。这种通讯方式不仅适合于团队的远程协作，也同样能给处于同室的小组交流带来很大便利，因为除了远程快速通信的特点外，邮件还可以起到备忘录、便条、书面通知的作用。它是无纸媒介，但却具有书面交流的优点。
系统可以提供档案图档的检索查阅和利用，可以充分借鉴过去的设计，提高图档的重用率，缩短设计周期。整个项目的后期图纸文档整理制作效率大大提高，减轻项目负责人和总工程师的事务性负担；图档管理方式的改变和协作水平的提高必然导致设计效率和质量的提到。工作量统计是团队协作的重要管理工作之一。本系统可以按照用户规定的统计计算模型自动对团队所有成员在项目中的工作量给出统计计算结果。
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